มารยาทในการรับโทรศัพท์
การรับโทรศัพท์ หรือการพูดโทรศัพท์นั้น
หากดูอย่างผิวเผินแล้ว อาจรู้สึกเป็นเรื่องง่ายๆ ไม่ค่อยมีความสำคัญอะไรนัก
จึงมักถูกมองข้ามไปอย่างน่าเสียดาย และอาจก่อให้เกิดความเสียหาย
ต่อผู้พูด และต่อองค์กรได้ ถ้าผู้พูดมีมารยาทในการรับโทรศัพท์
จะสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่ ท่านพูดด้วยเสมอ
เพราะผู้รับโทรศัพท์ทำหน้าที่ เปรียบเสมือนเป็นพนักงานต้อนรับขององค์กร
ดังนั้นผู้รับโทรศัพท์จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตระหนักถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์
มารยาทในการรับโทรศัพท์
• เตรียมกระดาษ ดินสอ หรือปากกาไว้ให้พร้อม เพื่อจดบันทึกข้อความได้ทันที มิใช่จดข้อความบนปกสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์
หรือปกนิตยสาร หรือถุงขนม
• รับสายทันที เมื่อกริ่งโทรศัพท์ดังขี้น ไม่ควรให้สายเรียกเกิน 3 ครั้ง เพราะผู้โทรอาจจะคิดว่าโทรศัพท์ขัดข้อง
• กล่าวคำทักทาย และแจ้งชื่อสถานที่ที่ตัวเองสังกัด อย่างสุภาพเพราะคำทักทายจะให้ความรู้สึกที่เป็นมิตร เช่น
" สวัสดีค่ะ ฝ่ายบริการผู้อ่านสำนักหอสมุดกลาง ค่ะ
ไม่ควรพูดว่า " ฮัลโหลจะพูดกับใครคะ "
• ในระหว่างการสนทนา ควรพูดด้วยเสียงที่เป็นธรรมชาติสุภาพชัดถ้อยชัดคำ มีจังหวะ ได้ใจความ (Clarity speech)
น้ำเสียงต้องมาด้วยความจริงใจ อบอุ่น (Sincere & Warm)
การพูดโทรศัพท์ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม
จะทำให้เสียงที่พูดออกมาฟังดูรื่นหู แสดงความเป็นมิตร
ถ้าไม่รู้จะทำอย่างไรให้น้ำเสียงมีรอยยิ้มก็ให้ยิ้มจริงๆ ในขณะที่พูด
แต่อย่าพูดไปหัวเราะไปด้วย เพราะไม่ใช่เรื่องตลก
• อย่าคุยกับคนอื่นขณะรับโทรศัพท์ ควรหยุดการสนทนาเสียก่อน จึงจะยกหูโทรศัพท์
เพราะเสียงที่ได้ยินอาจไม่ใช่เสียง " สวัสดี ค่ะ"
อาจเป็น " แหม ! วันนี้ข้าวผัดกระเพราไก่ไม่อร่อยเลย "
• พยายามช่วยเหลือผู้ที่โทรเข้ามาอย่างเต็มใจ อย่าตอบแต่เพียงว่า ไม่ทราบ เพื่อปัดเรื่องให้พ้นตัว
• อย่าเคี้ยวอาหารขณะรับโทรศัพท์ การเคี้ยวอาหารไปด้วยขณะพูดเป็นการไม่ให้เกียรติต่อผู้ที่เราพูดด้วย
และเป็นการทำลายบุคลิกภาพของผู้พูดด้วย
• อย่าให้หูโทรศัพท์อยู่ใกล้ปาก และจมูกเกินไปขณะพูด เพราะผู้ฟังอาจจะได้ยินลมหายใจของเราตลอดเวลา ก่อให้เกิดความรำคาญได้
• เมื่อจบการสนทนา ควรกล่าวคำว่า " สวัสดี " แล้วจึงวางหู • รอให้อีกฝ่ายวางสายเสียก่อน การวางสายก่อนเป็นการบ่งชี้ว่า ไม่อยากคุยด้วย • วางสายโทรศัพท์อย่างนุ่มนวล ไม่ให้มีเสียงกระแทก • อย่าใช้โทรศัพท์ในเรื่องส่วนตัวนานเกินไป โทรศัพท์ในที่ทำงานมีไว้ติดต่องาน จึงควรเลี่ยงการใช้ในเรื่องส่วนตัว
ถ้าจำเป็นจริงๆควรพูดให้สั้นที่สุด
ดังนั้นเมื่อเสียงกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ก่อนที่ท่านจะไปรับ
โปรดคำนึงถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์เสมอ
แล้วท่านจะพบว่า นอกจากองค์กรของท่านจะได้รับคำชื่นชม
กลับมาแล้วท่านก็เป็นผู้หนึ่งที่ช่วยสร้างภาพพจน์ ที่ดีให้แก่องค์กรของท่านด้วย
ที่มา...ผู้หญิงนะคะดอทคอม
